ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ

www.toplokontrol.com 

Това е нашата Декларация за поверителност. Защитата на личните данни, тяхната постоянна сигурност и поверителност са от изключителна важност за ТОПЛОКОНТРОЛ. Настоящата декларация има за цел да Ви предостави по достъпен начин информация за целите и начините, по които обработваме личните Ви данни, както и да Ви запознае с правата Ви като субекти на лични данни.

ОСНОВНИ ПРИНЦИПИ

Във всички дейности по обработване на лични данни ТОПЛОКОНТРОЛ прилага следните принципи:

• законосъобразност, добросъвестност и прозрачност – обработването се осъществява при наличието на предвидени в Регламента основания, като се гарантира добросъвестност по отношение на лицата, чиито данни се обработват. Всяка информация във връзка с обработването се представя на субектите в достъпен и разбираем вид.

• ограничение на целите – личните данни се събират и обработват за конкретни, изрично указани и легитимни цели, като не се обработват по други начини, несъвместими с тези цели.

• минимизиране – не се събират, обработват и съхраняват лични данни в обем, по-голям от необходимия за целите, за които същите се обработват.

• точност – прилагат се мерки за гарантиране на точност и актуалност на събираните лични данни, като се създава необходимата организация за осигуряване на своевременното изтриване или коригиране на неточни лични данни с произтичащите от това последствия.

• ограничение на съхранението – личните данни се съхраняват във форма, която позволява идентифицирането на субекта на данните за период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват данните.

• цялостност и поверителност – личните данни се обработват при адекватно ниво на сигурност и защита срещу незаконосъобразно обработване, загуба, унищожаване, изменение или повреждане.

• отчетност – ТОПЛОКОНТРОЛ носи отговорност за спазването на гореизброените принципите за защита на личните данни на субектите и е в състояние да демонстрира във всеки един момент съответствие на дейността си с нормативните изисквания.

НА КАКВО ОСНОВАНИЕ СЪБИРАМЕ И ОБРАБОТВАМЕ ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ?

Обработваме личните Ви данни само при наличието на някое от следните условия:

• предоставили сте съгласието си за обработване на личните данни за една или повече конкретни цели;

• обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който сте страна, респективно за предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключването на договор;

• в изпълнение на законово задължение;

• при необходимост от защита на Ваши жизненоважни интереси или интересите на друго физическо лице;

• обработването е необходимо за целите на легитимните ни интереси или интересите на трета страна (освен в случаите, когато преимущество имат Вашите интереси или основните права и свободи, които изискват защита на личните данни);

• обработването е необходимо за изпълнение на задача от обществен интерес.

КАКВИ ЛИЧНИ ДАННИ СЪБИРАМЕ И ОБРАБОТВАМЕ?

Търговската дейност на ТОПЛОКОНТРОЛ е свързана с предоставяне на услуги по дялово разпределение (топлинно счетоводство), сервизно обслужване и/или инженеринг, включително:

• предоставяне на услуги по дялово разпределение на топлинна енергия за отопление и подгряване и услуги по обмен на данни на водомери за топла и студена вода съгласно нормативните изисквания на Закон за енергетиката, Наредба за топлоснабдяването, Закон за регулиране на ВиК услуги, Общи условия на “Топлофикация София” ЕАД и “Софийска вода” АД и други подзаконови нормативни актове;

• предоставяне на технически услуги по демонтаж, монтаж и пломбиране на индивидуални водомери, топломери и топлоразпределители;

• доставка на инженеринг услуги по доставка и монтаж на абонатни станции; сервизно обслужване; сертифициране на сгради и обследване за енергийна ефективност и други.

При осъществяване на своята дейност и изпълнение на определени законови задължения можем да обработваме различни категории данни: 

• данни за физическа идентичност – имена (на титуляри на партиди/лица за контакт);

• данни за пълномощия и представителна власт на юридически лица/сгради в режим на етажна собственост – данни за управители/представители, данни от пълномощни

• данни за контакт – телефонен номер, електронна поща, адрес за кореспонденция;

• данни за имоти – адрес, № на обект (апартамент/офис), абонатен номер, клиентски номер, титуляр на партида;

• данни, обработвани при предоставяне на услуги – данни за водомери, топломери и топлоразпределители – показания, фабричен номер на уред, номер на пломба,  показания, дата на последен отчет;

• данни от платежни нареждания (при заявяване на платени услуги) – данни за дължими/заплатени суми; данни от документи, удостоверяващи плащания на заявени услуги – информация за обслужваща банка, наредител, банкова сметка;

• данни за посещение на уеб сайт – IP адреси, системни данни, събирани чрез инсталирани бисквитки (Cookies);

• други данни, споделени от Вас в изпратени сигнали, запитвания, заявления, възражения и обратна връзка;

• данни от видеонаблюдение – при посещение на нашия административен офис.

ТОПЛОКОНТРОЛ не обработва специални категории данни на своите клиенти и контрагенти, в т.ч. данни за разкриване на расов или етнически произход; разкриване на политически, религиозни или философски убеждения; членство в политически партии или организации; сдружения с религиозни, философски, политически или синдикални цели; лични данни, които се отнасят до сексуалния живот или до човешкия геном.

ТОПЛОКОНТРОЛ може да събира лични данни както директно от самите субекти на лични данни, така и от управители/упълномощени представители на сгради в режим на етажна собственост (СЕС), “Топлофикация София” ЕАД, “Софийска вода” АД и други комунални дружества – за изпълнение на сключени договори и споразумения за предоставяне на услуги.

КОГА И ЗАЩО СЪБИРАМЕ И ОБРАБОТВАМЕ ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ?

За да предоставим нашите специализирани услуги, ще обработим личните Ви данни за една или повече от следните дейности:

• изпълнение на наши законови задължения съгласно приложимото законодателство в сферата на енергетиката;

• сключване, изменение и прекратяване на договори; управление на сключени договори за услуги по отчет, дялово разпределение, инженеринг и други; обработване на заявки за услуги; изготвяне и изпращане на изравнителни сметки;

• обмен на данни с “Топлофикация София” ЕАД, “Софийска вода” АД и други доставчици;

• споделяне на информация за промени в политики, правила и общи условия;

• за установяване на контакт, приемане и изпращане на известия, уведомления или отговори по подадени сигнали, заявления, възражения, жалби и запитвания;

• оценка на удовлетвореността от предоставените услуги;

• предоставяне (при поискване) на изравнителни сметки за посочени отопляем имот и изравнителен период, във вида, който се изисква от съдебните власти, за прилагане на чл. 154, ал. 1 от Закон за енергетиката;

• обработване на плащания и изпълнение на други задължения съгласно ЗСч, ЗДДС, ДОПК и други свързани нормативни актове;

• установяване, упражняване и защита на правни претенции, събиране на вземания, подаване или отговор на сигнали, жалби, искове до компетентните държавни и съдебни органи.

• осъществяване на видеонаблюдение в работно помещение “Приемна за клиенти”.

Основанието за обработване на личните Ви данни може да бъде: изрично съгласие, изпълнение на законово задължения, сключване и изпълнение на договор или защита на легитимни интереси. Когато обработването изисква Вашето изрично и информирано съгласие, ние ще Ви уведомим за това. В останалите случаи неоснователният отказ да предоставите данни или друга информация, нужна за сключване и/или изпълнение на договор, както и за спазване на законово изискване и защита на легитимни интереси, може да бъде причина за невъзможност за обслужване, отказ от сключване или прекратяване на договор, както и за неизпълнение на законови и договорни задължения на страните. 

ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ДАННИ НА ПУБЛИЧНИ ОРГАНИ

При изисквания за предоставяне на лични данни и документи на публични органи в съответствие с правното им задължение за изпълнение на техни публични функции и обществени задачи, можем да предоставим Ваши лични данни на съответния публичен орган – Комисия за енергийно и водно регулиране, Национална агенция по приходите, Комисия за защита на личните данни, Комисия за защита от дискриминация, Комисия за защита на потребителите, Министерство на вътрешните работи, Министерство на енергетиката, органи на местна власт, органи на съдебна власт и други.

ОБРАБОТВАНЕ НА ДАННИ ЗА УПРАЖНЯВАНЕ И ЗАЩИТА НА ПРАВНИ ПРЕТЕНЦИИ

При действия по установяване, упражняване или защита на правни претенции, включително събиране на вземания, пред компетентен съд и/или арбитраж, можем да събираме и обработваме Ваши лични данни при подаване, респективно при отговор на жалби, сигнали, искове и други към компетентните държавни и съдебни органи, както и при предоставяне на документи и данни на вещи лица, определени от съда за изготвяне на експертизи и заключения. При тези дейности можем да предоставим Ваши лични данни на адвокати, нотариуси, държавни и частни съдебни изпълнители, агенции за събиране на вземания, медиатори и органи на съдебна власт.

ОБРАБОТВАНЕ НА ДАННИ ПРИ ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЕ

С цел контрол на достъпа, физическа сигурност, защита на имуществото, превенция на престъпления, оптимизиране на работните процеси и подобряване на обслужването в нашата приемна за клиенти в административния ни офис се осъществява постоянно видеонаблюдение. На съответните места за поставени обозначителни знаци, предупреждаващи за извършваното наблюдение. Достъпът до тези данни е строго ограничен, като същите се съхраняват за срок от 30 (тридесет) дни, след което автоматично се заличават.

АДМИНИСТРИРАНЕ НА УЕБ САЙТ И ПРОФИЛИ В СОЦИАЛНИ МРЕЖИ

Когато посещавате нашия уеб сайт, наши профили в социални мрежи и/или използвате налични в сайта функционалности и услуги, Ваши лични данни могат да се събират и обработват чрез инсталиране на малки текстови файлове – т.нар. Бисквитки (Cookies) на Вашето устройство. Данните Ви могат да се използват от нас за анализ на трафик, системни отчети по дейността на уеб сайта и за възстановяване на информация за потребление, за подобряване на функционалността на сайта и неговото анализиране. Повече информация за използваните от нас Бисквитки (Cookies) и общите условия за ползване на www.toplokontrol.com можете да откриете в наличните в уеб сайта ни Общи условия за ползване на уеб сайт и Политика за ползване на бисквитки. 

ПРЕД КОГО РАЗКРИВАМЕ ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ?

Служители – Предоставяме ограничен и контролиран достъп до лични данни само на тези наши служители, които имат задължение да обработват конкретен обем от лични данни в изпълнение на трудовите си функции.

Контрагенти – Можем да разкрием определен обем от Вашите лични данни пред наши контрагенти, съдействащи при изпълнението на законови задължения, управлението на конкретни работни процеси и преследване на определени наши легитимни интереси. Такива контрагенти могат да бъдат финансови институции (банки), доставчици на платежни услуги, застрахователи, счетоводители и одитори, адвокати, пощенски и куриерски оператори, доставчици на IT, хостинг и телекомуникационни услуги, подизпълнителни при предоставяне на сервизни услуги и други. Осъществяваме взаимоотношения единствено с партньори, които са в състояние да предоставят достатъчни гаранции за прилагането на подходящи технически и организационни мерки за законосъобразно обработване и защита на личните данни и правата Ви като субекти на тези данни.

Публични органи – В определени случаи можем да предоставим Ваши лични данни при оказване на съдействие на публични органи – в съответствие с правното им задължение за изпълнение на техни публични функции и обществени задачи. Личните Ви данни могат да бъдат разкрити пред публични органи, когато това е необходимо и за целите на националната сигурност и в обществен интерес. 

КАК ЗАЩИТАВАМЕ ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ?

Защитата на личните Ви данни и информационната сигурност са сред основните приоритети на “ТОПЛОКОНТРОЛ” . Въвеждаме и прилагаме пропорционални технически и организационни мерки за гарантиране сигурността на личните Ви данни. Всеки работен процес се осъществява при гарантиране на сигурност, надеждност, поверителност и наличност на информацията. Служителите ни са запознати с действащото законодателство и вътрешните политики, свързани със защитата и обработването на лични данни, като спазват високи стандарти на етика и поверителност. 

ЗА КАКВИ СРОКОВЕ СЪХРАНЯВАМЕ ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ?

Спазваме законовите срокове за съхранение на лични данни и документи, съдържащи лични данни, като съхраняваме на хартиен носител и в електронен вид определени документи и/или записи.

Когато законодателството не е определило задължителни срокове за съхранение, прилагаме индивидуални критерии за определяне на необходимия срок на съхранение според количеството, вида и чувствителността на личните данни, потенциалните рискове за вреди, целите на обработване и възможността за постигане на тези цели с други средства. В общия случай, ние съхраняваме данните Ви до изтичане на съответните давностни срокове след прекратяване на сключените договори/предоставяне на съответните услуги. В случаите, когато обработваме Ваши данни в качеството си на обработващи, при прекратяване на договор с администратора на лични данни изпълняваме получените инструкции за предаване/унищожаване на обработваните лични данни, освен ако по отношение на нашата дейност не се прилага законово задължение за по-дълъг срок за съхранение.

Данните, събирани и обработвани с изричното Ви съгласие, се съхраняват до отпадане на необходимостта или до оттегляне на даденото съгласие, освен в случаите, когато имаме друго правно основание за тяхното съхранение и обработване.

КАКВИ СА ВАШИТЕ ПРАВА КАТО СУБЕКТИ НА ЛИЧНИ ДАННИ?

Като субекти на лични данни Вие имате следните права:

• Право на достъп – имате право да получите потвърждение, че Ваши лични данни се обработват, както и да изискате и получите информация за целите на обработването; категориите обработвани лични данни; получателите; източниците; предвидения срок за съхранение; правото на жалба до надзорен орган; наличието на автоматизирано вземане на решение, включително профилиране.

• Право на коригиране – имате право да изискате коригирането (без ненужно забавяне) на неточните лични данни, свързани с Вас. При наличието на непълни данни имате право да изискате попълването им. 

• Право на изтриване – имате право да изискате изтриването на свързаните с Вас лични данни, когато: не са необходими повече за целите, за които са били събрани и обработвани; оттеглите съгласието си или възразите срещу обработването и нямаме друго правно основание за тяхното обработване; личните Ви данни се обработват незаконосъобразно; личните Ви данни трябва да се изтрият с цел спазване на правно задължение съгласно правото на Европейския съюз или на държава членка.

• Право на ограничаване на обработването – имате право да изискате ограничаване на обработването, когато: точността на личните Ви данни се оспорва – за срок, който позволява извършването на проверка за точността на данните; обработването е неправомерно; не се нуждаем повече от личните Ви данни, но вие ги изисквате за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; сте възразили срещу обработването и очаквате проверка относно законовите ни основания и преимуществото им пред интересите Ви.

• Право на преносимост – имате право, когато обработването на Ваши данни е основано на съгласие или изпълнение на договорно задължение и същевременно се извършва по автоматизиран начин, да получите безпрепятствено личните данни, които се отнасят до Вас и които сте ни предоставили, за да ги предадете на друг администратор.

• Право на възражение – имате право, на основания, свързани с конкретната ситуация,  да възразите срещу обработване, включително профилиране, на личните Ви данни, което излиза извън законните цели. 

• Право на жалба – имате право да сезирате Комисията за защита на личните данни за нарушаване на Вашите права в шестмесечен срок от узнаване на нарушението, но не по-късно от 2 (две) години от извършването му. При нарушаване на правата Ви можете да обжалвате актовете и действията ни и по съдебен ред пред компетентния съд.

КАК МОЖЕТЕ ДА УПРАЖНИТЕ ПРАВАТА СИ КАТО СУБЕКТИ НА ЛИЧНИ ДАННИ?

Ако желаете да упражните правата си, можете да изпратите заявление до “ТОПЛОКОНТРОЛ” , както следва:

• на електронен адрес: toplo@toplokontrol.com ;

• на физически адрес: София, жк Студентски град, бл. 6а, вх. В.

Заявлението може да бъде създадено при попълване на предоставен от нас формуляр, както и в свободен текст. С оглед избягване на злоупотреби, запазваме правото си да поискаме допълнителни данни за установяване идентичност на подалия искането и субекта на данните, за който се отнася.

На подадени искания относно лични данни ще отговорим в двумесечен срок, а в случай на необходимост от удължаване на посочения срок ще бъдете информирани за удължаването, както и за причините за забавянето. 

Можем да откажем да обработваме искания, които се повтарят неоснователно или застрашават поверителността на други субекти на лични данни. Ще Ви предоставим безплатно копие от личните данни, които са в процес на обработване, като си запазваме правото да наложим такса в пропорционален размер при повторяемост или прекомерност на исканията. 

ПРОМЯНА И АКТУАЛИЗИРАНЕ

Текстът на настоящата декларация е съобразен с актуалната общоевропейска и национална правна рамка в сферата на защитата на личните данни. Датата на последната промяна е 01.09.2021 г. При бъдещи промени и актуализации на настоящия документ, необходими поради промяна в законодателството, по предписания на компетентните органи или при промяна в правното/фактическото положение, новата версия ще бъде публикувана своевременно на уеб сайта на ТОПЛОКОНТРОЛ.